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La gestion du changement est un ensemble d’actions et de réflexions facilitant la transition de l’organisation d’un état vers un autre. Cette gestion vise à permettre aux employés de s’adapter à ces différents changements. En gros, nous faisons cela dans le but de s’améliorer tout en restant performants et heureux. Cela permet aussi que les changements mis en place perdurent et que les efforts soient ainsi bien investis.

Les renseignements personnels, quant à eux, sont partout et dans toutes les entreprises. Il est donc important de mettre en place des actions de gestion du changement dans le cadre de vos activités de conformité à la Loi 25. Celles-ci vous permettront :

• De mieux protéger les renseignements personnels de vos employés, de vos clients et de vos fournisseurs. C’est d’actualité!
• De publiciser les pratiques diligentes de l’entreprise en mettant de l’avant vos pratiques éthiques et responsables. C’est un bon coup marketing assuré!
• De réviser vos processus pour vous permettre de rendre les procédures plus efficaces et plus simples, ce qui vous fera gagner du temps et de l’argent
• De créer une occasion d’échanger avec les employés sur certains aspects de leur travail et de les amener à participer à la recherche de solutions
• D’être particulièrement organisés, préparés et informés sur les obligations en précisant les responsabilités et les rôles de chacun dans l’entreprise. Tout le monde aime quand c’est simple et performant!

La gestion du changement, c’est de la gestion de projet et de la gestion des préoccupations. Pour y arriver, il faut une méthodologie pour constituer un plan d’action. Au-delà de définir, organiser, implanter et intégrer le changement, il faut analyser les impacts, les enjeux potentiels et préparer les équipes à ces nouveautés. Les zones d’impact peuvent concerner la culture de l’entreprise, le système organisationnel, l’organisation du travail, les conditions de travail, les outils de travail, les relations de travail, etc.

Il est essentiel d'élaborer une stratégie de communication afin de maintenir une connexion fluide avec les équipes de travail. Cela permettra de comprendre comment le projet se concrétise dans la réalité et de faire en sorte que les parties prenantes perçoivent et adhèrent à la valeur ajoutée du projet. L’objectif est de faire adhérer les employés au changement et de les mobiliser à le mettre en place.

Un autre élément important, à ne pas négliger, est le plan d’écoute! En effet, il est essentiel d'allouer du temps tout au long du projet de gestion du changement afin de recueillir les avis des employés, leurs suggestions d'amélioration et leurs préoccupations. Il ne sert à rien de mettre la vis avant d’avoir coupé le bois, il faudra de toute façon recommencer. N’oublions pas que le plan d’action doit être vivant et s’adapter à la réalité vécue par les équipes.

Les employés ont besoin de savoir les responsabilités de chacun, les délais alloués et la raison des actions mises en place. La raison devra être répétée régulièrement afin que la motivation soit renouvelée. Vaut mieux décortiquer le projet en petites bouchées et prendre le temps de créer des outils de référence pour faciliter la rétention d’informations.

Finalement, une personne ayant une latitude décisionnelle, des qualités de leadership, une connaissance approfondie des opérations et des habiletés en résolution de problèmes sera toute indiquée pour mener ce projet de gestion du changement.

Bonne chance dans votre gestion du changement !