Situé dans la magnifique région de Lanaudière, notre client, la Municipalité de Sainte-Béatrix, se distingue par sa devise « Des gens de cœur, au centre de la nature ». Reconnue pour son milieu de travail à échelle humaine et son esprit de collaboration, la municipalité est présentement à la recherche d’un(e) Adjoint(e) à la direction générale. Il s’agit d’une création d’un nouveau poste au sein de la municipalité.
Sommaire de la fonction :
Le titulaire du poste est responsable de la gestion des activités de secrétariat et administratives de la directrice générale. Il fournit un support à la direction générale au niveau de la gestion et du suivi de certains dossiers, de la production de rapports et de l'organisation des réunions. Il est aussi responsable du traitement des plaintes et requêtes dirigées à la direction générale.
Tâches et responsabilités :
• Assurer un soutien stratégique à la direction générale dans la gestion quotidienne de ses activités, de ses priorités et de ses dossiers complexes
• Coordonner et tenir à jour l’agenda de la directrice générale en lien avec les priorités établies, procéder à la convocation des participants et à la préparation des documents et/ou dossiers pertinents, puis voir à la réservation des locaux et d’équipements nécessaires
• Recevoir et assurer le suivi de la correspondance (courrier et envois postaux/électroniques) transmis par la direction générale
• Transcrire les documents requis pour les réunions (ordre du jour, procès-verbaux, résolutions, règlements, documents de support) et assurer leur suivi
• Supporter la direction générale dans la transcription, la correction de lettres, de rapports ou autres documents, et en assurer la transmission
• Assurer le suivi et la gestion de dossiers administratifs (partenariats, résolutions et règlements) auprès des différents services municipaux en respectant les échéanciers, effectuer des rappels et obtenir les informations demandées dans les délais
• Procéder à différentes recherches afin d’identifier des documents de référence, compiler des données et procéder à certaines analyses pour la direction générale, ainsi que produire des rapports, tableaux ou graphiques pour appuyer la prise de décision
• Traiter les demandes d’informations et transmettre les documents appropriés
• Collaborer à l’organisation logistique de différents événements, tels que des formations et des conférences téléphoniques
• Saisir et mettre à jour les bases de données, les systèmes informatiques et assurer l’archivage ainsi que le classement documentaire de la direction
• Appuyer l'équipe municipale dans diverses tâches administratives tout en répondant à leur demande et en veillant à la fluidité de l'information entre les services
• S’acquitter de toutes autres tâches connexes confiées par la direction générale en lien avec les opérations municipales
Exigences du poste :
• Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, en technique de bureautique ou toutes autres disciplines appropriées
• Cumuler un minimum de 2 années d’expérience pertinente dans un poste de soutien à la haute direction
• Avoir une expérience de travail dans le domaine municipal ou au sein d’une administration publique (atout important)
• Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office et avoir de l'aisance avec les outils informatiques
• Posséder une maîtrise supérieure du français, tant à l’oral qu’à l’écrit
Aptitudes et profil recherché :
• Démontrer une rigueur exemplaire et un grand souci du détail
• Maîtriser le sens de l'organisation et la gestion des priorités
• Faire preuve d'éthique et de discrétion professionnelle
• Manifester de l'autonomie et un grand sens de l'initiative
• Privilégier l'orientation vers le service aux citoyens
• Favoriser l'esprit de collaboration et le travail d'équipe
• Développer une capacité d'analyse et de synthèse efficace
• Démontrer une excellente capacité à travailler sous pression et à respecter des échéances serrées
Ce que la Municipalité de Sainte-Béatrix offre :
• Poste offert à temps complet et permanent, à raison de 35 heures par semaine
• Horaire flexible du lundi au vendredi (termine à midi le vendredi)
• Fermeture 2 semaines durant les vacances estivales de la construction et 2 semaines durant les vacances du temps des fêtes
• 8 jours de congé pour raisons personnelles
• Rémunération à partir de 55 000$ par an, en fonction de l’expérience
• Fonds de pension et assurances collectives (incluant les soins dentaires)
• Entrée en fonction : immédiate
