Adjoint(e) à la direction générale

Sommaire de la fonction :

Le titulaire du poste est responsable de la gestion des activités de secrétariat et administratives de la directrice générale. Il fournit un support à la direction générale au niveau de la gestion et du suivi de certains dossiers, de la production de rapports et de l'organisation des réunions. Il est aussi responsable du traitement des plaintes et requêtes dirigées à la direction générale.

• Collaborer à la préparation et à la coordination des dossiers prioritaires de la direction générale, en assurant le suivi des activités et des échéances qui en découlent
• Rédiger, traiter et assurer le suivi de la correspondance courante (lettres, mémos, courriels, convocations, ententes, documents administratifs, etc.) transmis par la direction générale
• Participer à la préparation de la documentation nécessaire au bon déroulement des séances ordinaires et extraordinaires du conseil municipal, et assurer, en collaboration avec les parties concernées, la publication des documents, dans le respect des délais prescrits
• Participer à la rédaction, à la révision et à la mise à jour des documents : ordre du jour, procès-verbaux des séances du conseil municipal, résolutions, règlements, avis publics, avis de convocation, devis, etc., et assurer, ou contribuer à, la mise en œuvre et leur suiv
• Préparer, rédiger, réviser et corriger divers documents, communications et textes en français en veillant à leur qualité rédactionnelle et à une présentation professionnelle et en assurer la transmission
• Assurer le suivi des dossiers administratifs (partenariats, résolutions et règlements) auprès des différents services municipaux en veillant au respect des échéanciers, en effectuant les rappels nécessaires et en obtenant les renseignements requis dans les délais prescrits
• Traiter les demandes d’informations et transmettre les documents appropriés en veillant au respect des obligations légales et des délais applicables
• Collaborer à l’organisation logistique de différents événements, tels que des formations et des conférences téléphoniques
• Saisir et mettre à jour les bases de données, les systèmes informatiques et assurer l’archivage ainsi que le classement documentaire de la direction
• Appuyer l'équipe municipale dans diverses tâches administratives tout en répondant à leur demande et en veillant à la fluidité de l'information entre les services
• S’acquitter de toutes autres tâches connexes confiées par la direction générale en lien avec les opérations municipales

Exigences du poste :

• Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, en technique de bureautique ou juridique ou toutes autres disciplines appropriées
• Cumuler un minimum de 2 années d’expérience pertinente dans un poste de soutien à la haute direction
• Avoir une expérience de travail dans le domaine municipal et/ou légal ou au sein d’une administration publique (atout important)
• Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office et avoir de l'aisance avec les outils informatiques
• Posséder une maîtrise supérieure du français, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Démontrer une rigueur exemplaire et un grand souci du détail
• Maîtriser le sens de l'organisation et la gestion des priorités

• Poste offert à temps complet et permanent, à raison de 35 heures par semaine
• Horaire flexible du lundi au vendredi (termine à midi le vendredi)
• Fermeture 2 semaines durant les vacances estivales de la construction et 2 semaines durant les vacances du temps des fêtes
• 8 jours de congé pour raisons personnelles
• Rémunération à partir de 55 000$ par an, en fonction de l’expérience
• Fonds de pension et assurances collectives (incluant les soins dentaires)
• Entrée en fonction : immédiate

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Entretien téléphonique initial

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