Responsabilités principales
Opérations comptables
- Assurer la tenue des opérations comptables courantes (facturation, comptes clients et fournisseurs, encaissements et paiements)
- Préparer et traiter la paie des employés
- Vérifier et compiler les rapports de dépenses
- Effectuer les conciliations et le suivi des relevés de cartes de crédit
- Traiter les paiements par carte de crédit
Gestion du bureau et services aux employés
- Veiller au bon fonctionnement quotidien des bureaux en assurant la gestion des espaces de travail, des équipements communs, des fournitures et des services nécessaires au confort et à l'efficacité des employés (entretien ménager, café, fournitures sanitaires, etc.), tout en assurant l'approvisionnement au meilleur coût.
- Préparer les postes de travail et coordonner les besoins matériels liés à l'arrivée de nouveaux employés. Participer à l'organisation des événements de l'entreprise (fête de Noël, activités d'équipe, etc.)
Administration et gestion documentaire
- Veiller à la bonne gestion documentaire dans SharePoint en classant les documents, en archivant les dossiers inactifs, en s'assurant que les documents requis sont présents et en maintenant une structure claire, complète et facile à consulter
- Prendre en charge les dossiers d'assurances de l'entreprise (véhicules et assurances collectives), veiller à l'exactitude des informations et maintenir une documentation complète et accessible
- Maintenir à jour l'inventaire des équipements, logiciels, accès, mots de passe, clés et autres ressources de l'entreprise, ainsi que leur documentation dans SharePoint
- Compléter les formulaires d'ouverture de compte, de qualification de fournisseurs et d'appels d'offres
- Préparer divers documents administratifs et rédiger les comptes rendus de réunions
- Assurer la gestion des appels, du courrier et de l'accueil des visiteurs
- Offrir un soutien administratif à la direction et aux équipes
Opérations et soutien aux projets
- Communiquer avec les transporteurs, obtenir des soumissions, organiser les expéditions et préparer les documents requis, en recherchant les meilleures options de transport
- Effectuer les réservations nécessaires aux projets et aux installations (camions, équipements de levage, hébergement, etc.)
- Maintenir à jour les dates prévues et réelles d'installation dans les outils de suivi
Soutien aux ressources humaines
- Assurer l'ensemble des procédures administratives liées à l'embauche et au départ des employés, incluant les relevés d'emploi, les calculs de fin d'emploi, les assurances et les suivis requis
- Maintenir à jour les dossiers des employés (coordonnées, rémunération, absences, formations et autres informations pertinentes)
- Assurer le suivi des formations, de leurs échéances et coordonner les inscriptions aux formations obligatoires
- Fournir un soutien administratif aux activités de santé et sécurité au travail