Pour toute organisation, l’absentéisme représente un obstacle au bon déroulement des activités. En effet, quelle qu’en soit la source, l’absentéisme peut causer différentes conséquences nuisibles, notamment une diminution de la capacité de production, une augmentation des coûts de gestion, une perturbation des opérations quotidiennes, une répartition déséquilibrée de la charge de travail, une détérioration des relations de travail, etc.
Tout d’abord, distinguons les concepts d’« absentéisme » et d’« absence », lesquels sont souvent interchangés à tort. L’absentéisme, c’est le fait de répéter les absences; c’est le comportement d’un employé qui est souvent absent alors qu’il devrait être présent.
Rares sont les employeurs qui n’ont jamais subi les contrecoups de l’absentéisme et nombreux sont ceux qui se donnent comme mission d’« éliminer l’absentéisme » ou d’« atteindre un taux d’absence de zéro ». Il est plutôt simple de fixer la lutte à l’absentéisme en tant qu’objectif, mais ça l’est un peu moins quand vient le moment de déterminer comment s’y prendre. À notre avis, la solution est dans la prévention; la prévention qui se concentre sur la cause des absences plutôt que sur la problématique elle-même.
Un proverbe populaire que nous connaissons tous abonde d’ailleurs en ce sens : « Vaut mieux prévenir que guérir ».
Dans le présent article, nous vous proposons une démarche en 5 étapes, élaborée par Alliance ressources humaines, et dont l’application permet de gérer l’absentéisme de manière efficace, et ce, à court, moyen et long terme.
Afin d’appliquer cette démarche préventive, il vous sera d’abord nécessaire d’identifier le type d’absence auquel vous faites face. Nous avons séparé les absences en deux (2) types d’absence, en fonction des motifs évoqués par les employés pour justifier celles-ci : les absences inévitables et les absences évitables.
Les absences inévitables sont celles qui sont autorisées, que ce soit par la loi ou un règlement, par une convention collective, par un contrat de travail ou encore par les politiques mises en place dans l’organisation.
Les absences évitables sont celles qui, comme le nom le dit, auraient pu être évitées. Elles découlent soit d’un événement imprévu ou imprévisible, soit d’un comportement abusif de l’employé.
Voici quelques exemples de motifs séparés selon le type d’absence auquel ils appartiennent :
Dans le cas des absences inévitables, l’employeur peut analyser et planifier, s’adapter et adapter ses effectifs en fonction des besoins de l’organisation.
Cependant, lorsqu’il subit des absences évitables répétées, l’employeur fait face à un imprévu, lequel l’oblige à s’adapter. C’est donc ici que la démarche préventive peut être d’une grande utilité; elle permet à l’employeur de gagner en maîtrise et d’agir tant sur le présent que sur le futur.
L’absentéisme est donc la répétition des absences évitables. La démarche préventive proposée permet de répondre à cette problématique qu’est l’absentéisme.
Examinons ensemble les 5 étapes de cette démarche à succès.
Étape 1 : Identifier les données quantitatives
En premier temps, l’employeur est invité à extraire les données quantitatives et les indicateurs pertinents qu’il détient en lien avec les absences inévitables. Par exemple, le taux d’absentéisme moyen, le taux de productivité, la masse salariale, etc.
Bien que les données chiffrables permettent de quantifier différents aspects relatifs à l’absentéisme, il est important de ne pas s’y limiter. L’absentéisme et la gestion de celle-ci doivent aussi tenir compte du contexte et passer à l’étape 2 de la démarche.
Étape 2 : Identifier les données qualitatives
En effet, l’analyse du contexte et du milieu de travail est essentielle. Identifier les facteurs relatifs au travail et déterminer s’ils sont une source de satisfaction ou d’insatisfaction pour les employés permettra à l’employeur de clarifier le portrait de la situation.
Plusieurs facteurs peuvent être uniques à l’organisation ou au climat de travail particulier. Ceci dit, les facteurs représentés ci-dessous sont universels.
Ces informations peuvent être collectées par différents moyens, notamment par des entrevues individuelles avec les employés, par des sondages internes ou par une démarche de diagnostic organisationnel, etc. Quel que soit le moyen sélectionné, nous recommandons que les employés soient interpellés, questionnés, que ce soit sur leur propre situation ou sur les faits dont ils sont témoins de la part de leurs collègues.
L’obtention de ces informations contextuelles et l’identification des facteurs névralgiques permettront à l’employeur de prioriser et d’adapter les solutions et les leviers d’action, mais avant cela il reste à mesurer les impacts de l’absentéisme.
Étape 3 : Mesurer les impacts
C’est à partir de ces informations recueillies que l’employeur pourra mesurer les impacts de l’absentéisme dans son organisation. Les impacts sont nombreux et peuvent être plus ou moins dommageables, notamment en fonction de la propagation de l’absentéisme.
Mesurer les impacts est indispensable puisque c’est avec cette mesure qu’il devient possible d’évaluer les niveaux d’importance et d’urgence d’agir relativement à l’absentéisme.
Étape 4 : Trouver des solutions
Vous avez maintenant identifié et analysé les données pertinentes et mesuré l’impact de celles-ci. Vous avez donc tout en main pour vous mettre à la recherche de solutions et des leviers d’action qui vous permettront de contrer l’absentéisme.
Les possibilités de solutions et de leviers d’action sont nombreuses. La créativité et l’innovation sont les bienvenues!
Est-ce que la solution ou une partie de celle-ci réside en partie dans la révision des conditions de travail? Y a-t-il lieu de mettre en place des pratiques favorisant la conciliation travail et vie personnelle, le mieux-être ou la reconnaissance des employés? Y a-t-il lieu de mettre en place une marche à suivre ou des conditions pour demander congé?
Déterminez les pratiques que vous souhaitez mettre en place, les règles que vous souhaitez imposer et les sanctions à appliquer en cas de manquement.
Dans la majorité des cas, il sera judicieux de concilier par écrit les pratiques que vous souhaitez encadrer, que ce soit au moyen d’une politique, d’un guide ou d’une procédure.
Assurez-vous toutefois de respecter les conditions légales applicables avant de procéder à des changements, notamment si ces changements touchent les conditions de travail.
Étape 5 : Adopter une posture managériale adaptée
La 5e et dernière étape consiste à déployer les solutions retenues, à les communiquer aux employés et à les appliquer.
Cette démarche préventive que nous vous proposons encourage la mise en action et décourage l’évitement. Ainsi, une fois que vous êtes arrivé à cette dernière étape, il est très important de passer à l’action.
Nous vous encourageons à adopter une posture managériale solide et bienveillante.
Ainsi, une fois que les employés sont informés des mesures mises en place et des pratiques adoptées par l’employeur, il est par la suite primordial de vous assurer que celles-ci soient respectées et d’intervenir en cas de manquement.
L’inaction d’un employeur à l’égard des manquements pourrait avoir des répercussions sur sa crédibilité et la confiance des employés. En cas d’abus ou de manquement de la part d’un employé, adressez-vous à lui et adoptez une intervention appropriée, selon le cadre choisi et les circonstances.
Les employés présents d’aujourd’hui sont peut-être les absents de demain. Adopter une posture managériale adéquate au sujet de l’absentéisme vous permettra de freiner cette problématique ayant souvent un effet boule de neige.
Besoin de soutien ou d’être accompagné ?
Les professionnels d’Alliance ressources humaines peuvent vous accompagner et vous guider à travers la réalisation des étapes de la démarche préventive et vous supporter dans la gestion de l’absentéisme et des perturbations qui en découlent.
Sources consultées
LEFEBVRE, France. « Gérer l’absentéisme, c’est au quotidien que ça se passe », [En ligne], Carrefour RH, 2017. [https://carrefourrh.org/ressources/relations-travail/2017/10/gerer-absenteisme-au-quotidien-que-ca-se-passe].
FOUCHER, Roland. « Intervenir sur l’absence au travail pour améliorer la santé des individus et de l’organisation : une approche contingente basée sur des résultats de recherche », [En ligne], Humain et Organisation, volume 5 numéro 2, p. 33-50, 2019. [https://www.erudit.org/fr/revues/humainorg/2019-v5-n2-humainorg07644/1095890ar/].
KNANI, Mouna. « Présentéisme en contexte des petites et moyennes entreprises : étude des déterminants individuels et psychosociaux », Thèse (Ph. D.), Université de Laval [En ligne], Bibliothèque et Archives Canada, 210 f., 2018. [https://dam-oclc.bac-lac.gc.ca/download?is_thesis=1&oclc_number=1132134792&id=d273024c-5311-4afd-a30c-716076f41549&fileName=34431.pdf].